 |
Oddělení marketingu a komunikace radnice v Yorku vydalo také příručku o "jednoduchém jazyku", který by měli její zaměstnanci užívat v písemném styku s veřejností. Příručka se dělí do následujících kapitol: úvod, než začnete, struktura, styl, kontrola, vzhled.
- Úvod obsahuje špatné příklady složitých formulací a dlouhých souvětí, informuje o přednostech používání prostého jazyka, které šetří čas a peníze, předchází nedorozuměním, omylům a stížnostem. Psané texty mají být jasné a jednoduché, s jasnou strukturou a bez úřednického žargonu. Jednoduchý jazyk ale neznamená, že by všechny dokumenty měly být psány ve dvojslabičných slovech. Na radnici existuje i jakýsi servis jednoduchého jazyka, takže můžete před odesláním či vydáním svůj dokument nechat prověřit touto službou, zda je v pořádku. Odesílané dokumenty mohou být také opatřeny razítkem naznačujícím, že vyhovují požadavkům na jednoduchý jazyk yorské radnice Checked for Plain Language.
- Než začnete:
- rozmyslete si přesně co chcete napsat,
- přemýšlejte o adresátovi, které informace již má a které ne - chcete přece informovat, ne poučovat,
- shrňte si všechny informace, které bude čtenář potřebovat,
- zamyslete se nad instrukcemi, kterými se psaní dokumentů řídí (např. vejde se Vám text na jednu stránku?),
- najděte tu nejlepší cestu, jak informace čtenáři předat - dopis, leták, plakát, noviny apod.
- Struktura:
- předmět sdělení má být čtenáři jasný, první odstavec by měl být vždy shrnutím celého textu,
- pokuste se důležité body uvést na začátku textu,
- pokud je v textu mnoho informací, používejte odstavce, případně nadpisy k oddělení textu,
- uveďte seznam, pokud je potřeba představit komplexní informaci.
- Styl:
- myslete na to, co chcete sdělit,
- používejte jazyk, kterému bude čtenář rozumět,
- pište adresátovi individuálně, to znamená používejte například "Vy" místo "žadatel",
- neužívejte dlouhá a složitá slova, zvolte raději kratší a jednodušší variantu,
- nepoužívejte žargon, pokud musíte používat např. technické pojmy, vysvětlete je,
- vyhýbejte se rozvláčným formulacím, buďte struční,
- používejte aktivní, nikoli pasivní slovesné způsoby,
- používejte krátké věty - každá věta by měla obsahovat jednu hlavní myšlenku,
- odstavec je skupina vět týkající se jednoho tématu,
- velká písmena používejte pouze tam, kde opravdu patří (ve jménech osob, názvech organizací apod.), přílišným používáním velkých písmen se dopis stává nepřehledným,
- nikdy nepředvídejte mluvnický rod čtenáře, používejte množné číslo nebo uveďte oba rody mužský i ženský.
- Kontrola:
- vždy kontrolujte svůj text, zda obsahuje informace, které má, zda splnil svůj účel,
- zkontrolujte překlepy,
- ujistěte se, že všechny uvedené údaje včetně telefonních čísel jsou správné,
- pokud je to možné, dejte přečíst dopis kolegovi v kanceláři, zda je srozumitelný,
- znovu čtěte text a opravujte jej, dokud si jeho srozumitelností nebudete jisti.
- Vzhled:
- čistá a jasná úprava textu má značný vliv na srozumitelnost,
- nejmenší použitelné písmo je velikosti 12 bodů, za velké písmo je považováno nejméně 16 bodové písmo,
- používejte jednoduchý a jednotný písmový font, Arial nebo Helvetiku, nepoužívejte kapitálky,
- nerozdělujte slova na konci řádků, řádek by neměl obsahovat více než 50 až 65 znaků, nadpis by měl být umístěn vlevo, dodržujte dostatečné mezery mezi řádky, tak aby byl text přehledný, vynechávejte řádky mezi odstavci,
- strukturujte informace do jednotlivých sekcí, ke každé uveďte nadpis nebo podnadpis; nadpisy a odstavce číslujte, přikládejte osnovu,
- nepoužívejte lesklý nebo průsvitný papír, používejte bílý nebo velmi světlý papír a černý nebo tmavý inkoust, pokud používáte více než jednu barvu inkoustu, ujistěte se, že je jejich kombinace vhodná, s množstvím barev to nepřehánějte, netiskněte přes loga či obrázky.
|
|
